L’organisation d’un événement n’est pas du tout aisée. Il faudrait prendre en compte plusieurs éléments pour que tout se déroule dans les meilleures conditions : l’animation, la salle de réception, la communication, etc. Que vous soyez un particulier ou un professionnel, il est plus judicieux de confier votre projet à une agence événementielle, voire à des agences spécialisées en événementiel. Pourquoi et comment ?
Les missions d’une agence événementielle
Une agence événementielle est composée d’une équipe de professionnels spécialisés dans de nombreux domaines : agents publicitaires, décorateurs, etc. Selon la taille de l’entreprise, elle peut proposer une prestation complète ou partielle. Dès la signature du contrat, le chef de projet assistera son client dans l’élaboration d’un cahier des charges détaillant les objectifs à atteindre et les besoins pour la mise en place de l’événement. Le jour J, il s’assure du bon déroulement de l’événement et rédige un feed-back post événement.
Attention ! Une agence généraliste peut gérer un projet de A à Z. En revanche, une enseigne spécialisée est compétente dans un ou plusieurs domaines : événements d’entreprises, mariage, etc. Ainsi, avant de choisir une agence évènementielle, renseignez-vous sur ses spécialités.
Les avantages de passer par une agence événementielle
À l’évidence, le recours à une agence événementielle nécessite un budget non négligeable. Toutefois, cette solution présente des avantages majeurs. A priori, vous pouvez vous consacrer entièrement à votre activité et à votre famille. Les experts se chargeront de tout à votre place (bien sûr en se conformant à vos consignes). Grâce à son réseau, il peut bénéficier d’un tarif plus attractif auprès de ses partenaires (animateurs, traiteurs, etc.). En somme, vous pouvez économiser une somme assez conséquente sur le budget global. Par ailleurs, une agence met toujours en place un plan de remplacement. Si un aléa de dernière minute survient, vous pouvez avoir l’esprit tranquille. Et surtout, le coût de la prestation est fixé à l’avance. Cependant, pour éviter les déconvenues, demandez une estimation sur mesure avant de choisir une agence évènementielle. Le choix parmi les différentes agences spécialisées en événementiel peut s'avérer crucial pour la réussite de votre événement.
Les critères pour trouver une agence événementielle qualifiée
Rien qu’en France, on peut recenser des centaines d’experts dans ce domaine. Toutefois, tous ne se valent pas. Pour choisir une agence évènementielle de confiance, il faudrait mener une petite enquête. D’abord, listez entre 3 ou 4 prestataires puis faites un tour sur le web pour accéder à toutes les informations essentielles les concernant. Par exemple, sur leurs sites web, vous trouverez les conditions générales de vente et quelques détails sur chaque entreprise. Il faut aussi être attentif aux avis des autres clients. Pour cela, parcourez les témoignages laissés par les internautes sur les médiaux sociaux. Ce sont de bons indicateurs. Enfin, n’oubliez pas de joindre votre interlocuteur par téléphone : est-ce que le courant passe ? Est-il capable de répondre avec politesse et professionnalisme ? Si la réponse est « oui », alors, passez à l’étape suivante : la demande de devis.