Les charges liées au voyages d’affaire peuvent être très élevées pour une entreprise. Il faut une bonne gestion pour pouvoir les maitriser. Mais est-ce si facile que cela en a l’air ? Découvrez quelques astuces pour mieux contrôler ces dépenses.
Ayez une politique de voyage plus efficace
Normalement, une entreprise doit avoir une politique de voyage ; surtout si elle a plusieurs collaborateurs dans différents endroits. La politique de voyage vous permet d’instaurer des règlements pour l’organisation des déplacements professionnels. Ce document vous permet déjà d’éviter des dépassements sur les dépenses de voyage d’affaires. Vous devez clairement y poser des règles : budget transport et logement à ne pas dépasser, les frais alloués, les modalités de remboursement … Consultable par tout le personnel, faites-en sorte que des limites soient imposées dans votre politique de voyage. En effet, certaines entreprises mettent juste les modalités de remboursement, mais sans y informer le plafond maximum. Ce qui fait que les employés vont réserver leurs vols à leur guise. Le remboursement ne se fera qu’ultérieurement. Et c’est votre comptabilité qui en souffre. Soyez donc clair et précis. Si vous avez déjà une politique de voyage, il est peut-être nécessaire de la réviser. Mais surtout, considérez l’avis des collaborateurs en fréquents déplacements. Trouvez un consensus qui permet d’assurer leur confort tout en maitrisant les dépenses.
Optimisez les voyages d’affaires
Une autre manière de gérer les dépenses de voyage d’affaires est juste d’optimiser les voyages. Avec les différents outils technologiques, vous pouvez mettre un système d’approbation. Ce qui veut dire que les déplacements ne devront se faire que s’ils sont vraiment indispensables. A la place, favoriser les visioconférences. En outre, vous pouvez aussi mutualiser les frais de déplacements. Faites le calcul par rapport à l’éventualité d’organiser un déplacement en groupe pour une même destination. Tant qu’à faire, pourquoi ne pas en profiter pour envoyer un colis destiné à votre succursale ? Vous gagnez un service sûr et « gratuit ».
Passez par une agence de gestion de voyage
Il existe actuellement des agences spécialisées dans la gestion des voyages professionnels. Déjà, vous gagnez le temps alloué à l’organisation des voyages. Mais ces agences vous proposent aussi des prix très concurrentiels. Contrairement aux idées reçues, faire appel à ce genre de service peut faire baisser considérablement vos dépenses de voyage d’affaires. Vous pouvez trouver ces diverses plateformes en ligne. L’autre avantage revient au personnel qui n’a plus besoin d’avancer les frais. En outre, le service comptabilité peut avoir une aperçue des différentes réservations et dépenses en temps réel.